Special Vacancy Notice
Abierto a candidatos Internos y Externos
Título de la Posición
:
Asistente Administrativo(a)
Lugar de Trabajo
:
Ciudad de Guatemala
Clasificación
:
General Service, Grado G4
Tipo de contrato
:
Contrato Especial de Corta Duración con Grado 6 meses con posibilidades de extensión
Fecha estimada de inicio
:
Lo antes posible
Fecha de cierre
:
13 de noviembre de 2022
Código de referencia
:
SVN2022/023 GT
Establecida en 1951, la OIM es una Organización Relacionada de las Naciones Unidas y, como agencia líder de las Naciones Unidas en el campo de la migración, trabaja en estrecha colaboración con socios gubernamentales, intergubernamentales y no gubernamentales. La OIM se dedica a promover la migración humana y ordenada para el beneficio de todos. Lo hace brindando servicios y asesoría a gobiernos y migrantes.
La OIM está comprometida con un entorno diverso e inclusivo. Los candidatos internos y externos son elegibles para postularse a esta vacante. A los efectos de la vacante, los candidatos internos se consideran candidatos primarios.
Contexto:
El Programa Regional sobre Migración (Programa Mesoamérica), financiado por la Oficina de Población, Refugiados y Migración (PRM) del Departamento de Población de los Estados Unidos, busca mejorar las capacidades de los Estados en América Central, México y El Caribe para una gobernanza de las migraciones de una manera humana y sostenible. El Programa cuenta de cuatro pilares: gobernanza migratoria, dialogo regional y alianzas, gestión de crisis migratorias y comunicación para el desarrollo.
Bajo la supervisión general del Jefe de Misión (CoM) en Guatemala y la supervisión directa del Coordinador Local y del Coordinador del Programa Regional sobre la Migración (WHP); el candidato seleccionado será responsable por apoyar las actividades de la oficina de campo de San Marcos en el marco de la implementación del WHP.
Funciones y Responsabilidades:
- Preparar borrador de correspondencia de rutina, planillas, informes, presentaciones, publicaciones y otra documentación;
- Recibir, filtrar y dirigir llamadas telefónicas y visitantes; responder a consultas internas y externas de rutina y/o consultar a los contactos y unidades apropiados;
- Introducir, recuperar, estructurar y actualizar información y datos seleccionados de diversas fuentes (por ejemplo, Intra-/Internet, archivos de oficina, etc.); presentar resultados en formato estándar;
- Establecer y mantener archivos de oficina y sistemas de referencia de acuerdo con los procedimientos estándar;
- Iniciar, procesar y dar seguimiento a una variedad de transacciones administrativas en los sistemas computarizados financieros / de viajes / recursos humanos;
- Apoyar la organización y administración de reuniones, talleres y eventos (por ejemplo, organizar salas de reuniones y otras instalaciones.
- Ayudar a organizar viajes: organizar el transporte, la logística, el alojamiento, los documentos;
- Asegurar la disponibilidad de suministros de oficina y el mantenimiento adecuado del equipo de oficina; y
- Realizar otras tareas según sea necesario.
Experiencia y Calificaciones requeridas
Educación
- Grado Universitario, o equivalente o superior en el área de administración de empresas, finanzas, ciencias sociales, contabilidad, matemáticas o campos relacionados, en una institución acreditada. O
- Certificado/diploma de estudios secundarios (bachiller)
Experiencia
- Dos (2) años de experiencia relevante para poseedores/as de Grado Universitario, o equivalente o superior
O
- Cuatro (4) años de experiencia relevante para poseedores/as de Certificado/diploma de estudios secundarios (bachiller)
- Experiencia relevante en tareas administrativas para candidatos(as) con Título Universitario
- Experiencia laboral previa con organizaciones humanitarias internacionales, instituciones u organizaciones no gubernamentales o gubernamentales en un entorno multicultural será considerada ventaja.
- Conocimientos de secretariado y/o contaduría pública serán considerados una ventaja.
Habilidades
- Habilidades analíticas
- Ojo para el detalle
- Fuerte sentido de organización y documentación organizada
- Rigor en la revisión de documentos
- Orientación multitareas y para la resolución de problemas
Idiomas
-
- Español (Fluido hablado y escrito) – Inglés fluido (Será una ventaja)
Competencias Requeridas
Se espera que el titular manifieste los siguientes valores y competencias:
Valores
- Inclusión y respeto por la diversidad: Respeta y promueve las diferencias individuales y culturales. Apoya la diversidad y la inclusión donde sea posible.
- Integridad y transparencia: Mantiene estándares éticos altos y actúa de forma consistente con los principios y reglas organizacionales y las pautas deconducta.
- Profesionalismo: Demuestra habilidad para trabajar de manera compuesta, competente y comprometida, mostrando buen juicio al enfrentar sus desafíos diarios.
Competencias básicas – indicadores de comportamiento nivel 1
- Trabajo en equipo: desarrolla y promueve la colaboración efectiva dentro y entre las unidades para lograr objetivos compartidos y optimizar los resultados.
- Entrega de resultados: mejoray entrega resultados de calidad de manera oportuna y orientada al servicio; orientadaa la acción y comprometida con el logro de resultadosacordados.
- Gestionar y compartir el conocimiento: busca continuamente aprender, compartir conocimientos e innovar.
- Rendición de cuentas: asume la responsabilidad de lograr las prioridades de laOrganización y asume la responsabilidad de la acción propia y el trabajo delegado.
- Comunicación: fomenta y contribuye a una comunicación clara y abierta; explica asuntos complejos de forma informativa, inspiradora y motivadora.
Importante:
Cualquier oferta realizada al candidato en relación con este aviso de vacante está sujeta a confirmación de fondos.
El nombramiento estará sujeto a la certificación de que el candidato esta médicamente apto para trabajar, cuenta con los permisos de trabajo y residencia y las autorizaciones de seguridad requeridas.
How to apply
Cómo aplicar:
Candidatos/as externos que cumplen con las calificaciones requeridas deberán presentar su Hoja de Vida (máximo 2 páginas), Personal History Form (formulario adjunto) y una carta de interés a: [email protected] indicando el número de referencia de la convocatoria. Serán contactados únicamente los candidatos preseleccionados. Fecha límite para aplicar a esta vacante es el 13 de noviembre de 2022.
Para más información, por favor referirse a https://redhum.org/vacantes
Para considerar la candidatura válida, OIM sólo acepta documentación que cumpla con el perfil exigido y completo (Hoja de vida y carta de motivación)
No se considerarán aquellas aplicaciones recibidas en fecha posterior o que no especifiquen el nombre de la convocatoria.
Sólo se contactará a los candidatos que cumplan con el perfil requerido. El adjunto no debe tener un peso mayor a 2MB.
Período de publicación