Job Identification : 10357
Locations : Antananarivo, Madagascar
Posting Date : 05/02/2023, 08:20 AM
Apply Before : 05/17/2023, 03:59 AM
Job Schedule : Full time
Agency : UNDP
Grade : G1
Vacancy Type : Fixed Term
Practice Area : Crisis management / Country Management Support
Bureau : Regional Bureau for Africa
Contract Duration : 2 Year with Possibility for extension
Education & Work Experience : High School certificate
Other Criteria : Diplôme de fin d’étude secondaire (Baccalauréat)
Required Languages : Français
Desired Languages : Anglais
Vacancy Timeline
2 Weeks
Mobility required/no mobility
no mobility required
Job Description
Background
Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP: we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.
UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.
Sous la supervision directe de l’Assistant au Registry, le Messager apporte son appui au Service d’Appui Opérationnel (SAO) dans la fourniture efficiente des services dans la transparence et avec intégrité.
Duties and Responsibilities
Distribution de courrier
- Utiliser le système « e-registry » lors de la distribution des correspondances et des dossiers aux destinataires ;
- Enregistrer et distribuer les correspondances, documents et valises diplomatiques reçus de l’extérieur au jour le jour ;
- Enregistrer et distribuer les correspondances et documents à l’intérieur du bureau au jour le jour ;
- Enregistrer et distribuer les courriers personnels au jour le jour ;
- Assurer le départ et l’arrivée des correspondances et les dossiers des autres agences des Nations Unies (y compris les MOU : accords) ;
- Identifier le circuit des dossiers à la demande des collègues et être capable de situer l’emplacement des dossiers ;
- Transmettre le circuit des dossiers avec les collègues si besoin ;
- Faire l’état des recouvrements de coût (« cost recovery ») de ses activités.
Appui aux autres unités
Service des finances :
- Classer les pièces comptables;
- Photocopier ou scanner les pièces comptables à la demande des autres unités après aval du Responsable des Finances ;
Service d’appui opérationnel (SAO) :
- Vérifier la cohérence des factures des taxis agréés et la complétude des fonds de dossiers et remonter les informations au Responsable Logistique ;
- Assister dans la distribution des fournitures et dans la préparation des inventaires y afférentes ;
- Appuyer dans l’envoi des détails des paiements aux fournisseurs
Service de l’Information et de la Technologie (ICT) :
- Apposer les étiquettes sur les matériels et équipements du bureau
Rangement des salles d’archives et de stockage
En collaboration avec l’Assistant au Registry :
- Classer les dossiers dans les archives ;
- Ranger les salles de stockage ;
- Identifier et céder les anciennes archives suivant les procédures de rétention de documents du PNUD ;
- Faire le relais avec tous les concernés lors des transferts des dossiers du bureau vers les salles d’archives et vice versa (le demandeur, les agents de manutention, le personnel administratif et le personnel des achats)
Autres tâches :
- Destruction de dossiers ;
- Tenir la bonne conduite de la moto ;
- Assurer le remplacement des autres Messagers et de l’Assistant au Registry pendant leur absence (aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur du bureau) ;
- Toutes autres tâches qui pourraient lui être confiée dans le domaine de ses compétences.
Competencies
Expected Demonstration of Competencies
Core : Full list of UNDP Core Competencies can be found here
Achieve Results:
LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline
Think Innovatively:
LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements
Learn Continuously
LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback
Adapt with Agility
LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible
Act with Determination
LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident
Engage and Partner
LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships
Enable Diversity and Inclusion
LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination
Cross-Functional & Technical competencies (insert up to 7 competencies)
Thematic Area
Name
Definition
Administration & Operations
Documents and records management
Overall document (hard or electronic) management;
registry and retention policy including storing and archiving
Administration & Operations
Registry & correspondence management
Ability to collect, register, maintain and deliver mail and UNDP pouch; ability to manage archives
Required Skills and Experience
Education: Diplôme de fin d’étude secondaire (Baccalauréat)
Experience:
- Pas d’années d’expérience professionnelle exigée;
- Bonne connaissance des logiciels courants de bureautique avec certificat à l’appui : Word, Excel, Internet, gestion des bases de données ;
- Permis de conduire A
- Bonne connaissance du français.
- Connaissance de l’anglais est un atout.
Please note that continuance of appointment beyond the initial 12 months is contingent upon the successful completion of a probationary period.
Disclaimer
Important information for US Permanent Residents (‘Green Card’ holders)
Under US immigration law, acceptance of a staff position with UNDP, an international organization, may have significant implications for US Permanent Residents. UNDP advises applicants for all professional level posts that they must relinquish their US Permanent Resident status and accept a G-4 visa, or have submitted a valid application for US citizenship prior to commencement of employment.
UNDP is not in a position to provide advice or assistance on applying for US citizenship and therefore applicants are advised to seek the advice of competent immigration lawyers regarding any applications.
Applicant information about UNDP rosters
Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
Non-discrimination
UNDP has a zero-tolerance policy towards sexual exploitation and misconduct, sexual harassment, and abuse of authority. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles.
UNDP is an equal opportunity and inclusive employer that does not discriminate based on race, sex, gender identity, religion, nationality, ethnic origin, sexual orientation, disability, pregnancy, age, language, social origin or other status.
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